El Ayuntamiento de La Línea de la Concepción ha puesto en marcha hoy, 14 de julio, su Archivo Electrónico Único, convirtiéndose en el primer consistorio de la provincia de Cádiz en cumplir con esta obligatoriedad legal que exige a cada administración pública mantener un archivo electrónico para la documentación de procedimientos finalizados. Esta iniciativa marca un hito significativo en la modernización de la gestión documental municipal.
El Archivo Electrónico Único, dada su complejidad y marco legal, estará bajo la supervisión directa de la Secretaría General del Ayuntamiento. Esta dirección es fundamental, ya que las secretarías generales tienen entre sus funciones la dirección superior de los archivos y registros de las entidades locales, asegurando la correcta implementación y funcionamiento de este sistema.
Este avance se suma a la reciente puesta en marcha de TRADIZ, el tramitador de expedientes electrónicos del Ayuntamiento. TRADIZ ha permitido registrar los procedimientos administrativos en el Sistema de Información Administrativa (SIA), un catálogo de información sobre tramitación administrativa que incluye procedimientos y servicios dirigidos tanto a la ciudadanía como a las propias administraciones públicas.
La delegada municipal de Servicios Generales, Santos Martín, se ha reunido con el personal del servicio de Archivos Municipales y Gestión Documental, adscrito a esta delegación, que mantuvo la pasada semana una reunión técnica con el personal del Archivo Electrónico y de la Administración Electrónica de la Diputación de Cádiz. En el encuentro se trataron aspectos sobre la herramienta informática G-EDE, que permite el tratamiento archivístico integral de los documentos de una organización, contemplando la gestión informatizada de todo tipo de documentos y expedientes electrónicos y/o físicos, cubriendo todas las fases de su ciclo vital. Asimismo, la herramienta dota a los sistemas de la organización de las funcionalidades necesarias sobre Expediente y Documento Electrónico según el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).
Aunque el Ayuntamiento ya cuenta con el Archivo Histórico (ubicado en la Comandancia) y el Archivo Intermedio (en Ballesteros) como sedes físicas, custodiando la documentación en papel desde 1870 hasta 2020, el nuevo Archivo Electrónico Único representa un salto cualitativo hacia la digitalización integral.
El jefe del Servicio de Archivos Municipales subraya la importancia de los equipos multidisciplinares, compuestos por personal de secretaría general, informática y archivo. Su colaboración es esencial para integrar los conocimientos en administración, legislación, informática, archivística y gestión documental, afrontando así los retos que suponen la implementación no solo del Archivo Electrónico Único, sino de la Administración Electrónica en su conjunto.